在基层行办公室的工作实践中，通过观察和分析研究，对办公室工作如何围绕全行中心工作，更好发挥办公室的智囊、参谋和综合协调职能，从而提高办公室工作质量和工作效率，本文就改进办公室管理职能、提高工作效能、完善工作机制等方面存在的问题提出相应对策。

一、目前基层办公室的基本状况

通过调研交流，笔者在实践中发现，当前基层办公室人少、事多、人员年龄偏大、综合素质参差不齐，这是不争的事实。而且还一些基层行往往把基本素质一般、不适应业务工作的人员安排到办公室，更加剧了办公室职能作用的弱化，远远不能发挥其应有的职能作用。在改革的大背景下，基层行中层干部虽然也进行了新一轮竞聘，但人员调整力度不大，素质也没有什么飞跃性地提高，工作依然照旧。导致这种情况的原因有：1、基层行业务较多、规模较小的自身特点，决定了基层行的内部机构的设置上不如上级行精细；2、人员调配难落实的现实原因；3、综合素质及年龄结构不合理的现状。目前基层办公室大都为五个人，一个办公室负责人，一个文秘人员，再加上司机及聘请的社会化用工，办公室的事几乎都是办公室负责人和文秘的事，一人多岗，人手少是最为突出的问题。概括的讲，办公室工作有起草文件、宣传报道、工会工作、后勤管理、车辆调度、档案管理、安全保卫、纪检监察、人事教育等，事情多而杂。只要是别的部室不管的事，办公室都要管。农发行办公室的工作虽繁复而不可缺、虽平凡却显重要

　　二、基层农发行办公室管理职能弱化的原因探析

　　从目前的基层农发行办公室的运行效果来看，还存在办公室位置重视不够、工作质量不高、作用发挥不明显的问题。

　　1、与领导“对接”作用未得到充分发挥，尚未站稳落脚点，做好参谋长。

农发行基层行机构设置是“两部一室”，但基层农发行普遍存在重业务，轻内务，办公室缺乏可操作的办事规则及规范；在任何一项工作中，业务和内务都是相互依存、相互促进的。办公室工作说到底是务实的工作，是需要扎扎实实、埋头苦干的工作。这更需要办公室人员要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决“听懂”的问题；要能够及时向领导提供他最好关心的信息，即解决“回答”的问题，把每一项工作做细做实做好。往往是事到临头，领导通知，手忙脚乱应付场面，不乏出现事与愿为的效果。

　　2、为领导参谋的“智囊团”作用未得到发挥，未真正成为农发行业务决策的“外脑”。

实践中，基层农发行业务部门讨论重大业务事项多，而办公室参与讨论重大业务事项少，存在着重业务研究、轻工作指导的现象，这充分说明农发行办公室对农发行业务建设的重大事项的提出和解决以及从业务实践和政策理论方面的调研论证工作未得到有力开展，作为农发行的“智囊团”作用亦未充分发挥，还没有真正成为农发行进行业务决策的“外脑”。 面对农发行职能定位和业务范围扩大，面对信贷业务巨大风险压力，基层行办公室主要职能也需要作出相应的调整，要突出为中心工作服务，为业务有效发展服务，努力营造良好的内部环境，为构建和谐农发行发挥更大的作用。中央提出，“农发行要在农村金融中发挥好骨干和支柱作用”。面对新的使命，农发行的办公室将要有所作为，充分发挥综合协调能力和参谋助手作用，抓住影响全行发展的重大问题和关键环节，开展调查研究，积极探索支持新农村建设的新路子。积极参与地方党委政府与农业发展有关的规划及论证工作，取得对银行和“三农”发展都有利的规划。主动与财政、粮食、农业、畜牧、养殖等有关涉农部门搞好配合，将政策性信贷资金重点支持产业化龙头企业和农业综合开发项目。

　　3、综合协调作用无法发挥，缺乏建立与各业务处室业务探究和沟通交流的平台。

在实践中，基层农发行办公室的工作开展只限一人或者二人，配员明显不足，而兼职秘书（内勤）的大量精力和时间、集中在组织写材料、统计报表、量化考核和其他事务性工作之上，导致农发行办公室人员真正与业务工作的交道打的并不多；另一方面因办公室一般员工不参与会务讨论和业务研究，即便是兼职秘书其工作也是业务研究的组织者和服务者，对于业务政策、法规解释等业务资料很少收集、积累，知识储备明显不足，很难接受业务部门的咨询和查找。对于业务部门讨论过的事宜，也没有能够及时进行研究、探讨和总结，未能发挥业务指导作用。解决的办法有：一是充实高学历、有实践经验的专门人才进入农发行办公室，树立农发行办公室的专业知识权威；二是加强业务部门与农发行办公室的联系沟通，打造交流的平台，积极共同开展业务的讨论研究工作，为农发行业务和实践服务。

三、实践中基层办公室采取的工作做法及工作流程

通过我们调研发现，各个基层办公室的工作做法及流程大同小异，并体现出层次性和科技性相结合的特点。以点带面是搞好办公室工作的一个重要方法。办公室工作有自己的特殊性，首先是工作范围比较广泛，任何一方面的工作都与全局有着紧密的联系，所以必须统筹兼顾，全面安排，组织好日常工作的正常运转。同时要善于围绕全行的中心任务，抓住主要矛盾和重点工作，牵住“牛鼻子”，集中兵力，提供条件，排除困难，确保重点工作和重要任务的圆满完成。每年初，根据全行工作制定的工作奋斗目标，确定办公室新一年的重点任务，分解目标，落实责任，限期完成。其次办公室的工作无论是文稿起草、信息调研、督查催办等政务工作，还是档案管理、文书处理、会议安排、机要保密、后勤服务等事务工作，都是围绕“服务”这一中心运转的。为领导服务、为机关服务、为职工和外单位、群众服务是办公室最基本的职能。一是办公室直接的服务对象是领导。为领导决策服务“全方位”，就是遵循领导决策意图，从调查研究，信息反馈，督查催办，综合协调等方面，为决策提供尽可能多的依据和支持；“全过程”就是要按照决策准备、决策形成和决策实施三个环节，实行全程性跟踪服务，确保决策和部署的贯彻落实；“高效率”就是要提高办文、办事、办会等各项服务工作的速度和质量，使决策落实得又快又好。 二是办公室是工作正常运转的“中枢”，因此，办公室必须充分发挥其协调各方的作用，为领导服务，为各部门相互间的协作配合搞好服务。 三是为职工搞好服务，这是办公室工作的核心与重点。 四是搞好综合协调。就是要在职能范围内，汇总各方面的情况，集中各方面的力量，统一筹划整体工作安排，调节工作运转的各个环节和功能，对部门之间由于职能交叉产生的工作矛盾进行协调，减少“踢皮球”现象。

四、转变和强化农发行办公室管理职能的建言

　　农发行办公室仅承担着事务性职能并不能适应当前农发行工作的需要，必须实现为业务、为全行各项工作全方位管理的职能转变，而要使其在农发行业务管理、规范化建设、业务建设和企业文化建设中发挥更为重要的作用，就必须找准自己的位置，转变和强化农发行办公室的管理职能。笔者结合工作实践，认为当前基层农发行办公室应当充分发挥以下四个方面的职能：

　　（一）参谋职能。农发行办公室具有参谋职能是由其性质所决定的。具体地讲，农发行办公室的参谋职能就是要对农发行工作进行讨论的重要事项和日常工作进行统筹安排，对业务审核把关，然后在吃透政策、精神的基础上，提出意见和解决方案，报请行领导批示。这样做，一方面可以规范办事程序，提高工作质量，将农发行从繁重的业务工作中解脱出来，以从事更重要的全局性工作。另一方面，可以提高办公室议事水平和工作效率。办公室将焦点、疑点、难点问题提炼出来，并形成倾向性的处理意见，使农发行领导在研究事宜上比较全面的了解，使农发行研究案件能够有的放矢，从而大幅度提高工作效率和决策质量，保证农发行的决策作用得到充分发挥。

（二）管理协调职能。是农发行办公室参谋职能的拓展和延伸。参谋职能主要是辅助农发行行使议事职能，而管理协调职能则是辅助农发行领导对其他业务工作进行管理。农发行办公室作为机关业务决策机构的日常事务管理部门，理应承担起对业务的管理职能，促进业务工作规范化建设。具体来讲，农发行办公室对业务的管理职能应当体现在以下三个方面：1、负责落实上级部门及行领导的业务工作安排部署、指示和具体的决定。这项职能不能越权，必须保证在行领导指示下进行。农发行办公室在抓具体落实的过程中，必须发挥主观能动性，将原则性的工作部署具体化，将抽象性的工作方针明确化，将系统的决定通过一定的方法步骤予以贯彻，并通过监督检查将其落到实处。2、负责对业务工作的考核进行考评。业务考核是促进业务工作发展的有力手段，在具体执行中，不应当将其同队伍管理和行政管理的考核混为一谈，而应当将其单列，由农发行办公室具体负责考核办法的制定、考核制度的落实和具体地考核工作，确保考评工作的规范有序和考评结果的客观、公正。要建立科学的绩效考评机制。要以市场为导向，以“效益优先、兼顾公平”为原则，进一步完善绩效挂钩考核，按照责任、风险、贡献大小和工作复杂程度，在确立不同岗位工资的基础上，重点按工作业绩分配工资。要建立与市场经济体制相适应，以按劳分配为主多种方式并存的多元化的分配制度，整合工资、保险、福利、培训等费用资源，做到激励性、效率性、保障性收入分配有机结合，保护、调动广大干部员工的工作积极性。3、负责对业务工作的协调。业务工作不可能孤立进行，在重大事项的处理上，在涉及多部门配合协同作战上，在政策的理解和掌握上，往往需要统一协调，在基层行领导下，深入调查研究问题的根源并提出解决方案，经基层行长同意后，再负责具体的贯彻落实。

（三）监督检查职能。是强化内部监督，提高办事质量的有效手段。这项职能应当由支行办公室来承担。具体来讲，支行办公室的监督检查职能应当通过以下途径来发挥：1、做好对支行决定执行情况的监督和检查。支行作出的决定具有政策效力，必须坚决予以执行。在实践中，应当建立健全支行决定执行情况报告制度、支行决定执行督促催办制度和支行决定执行情况检查制度，以保障农发行决定及时、正确地得到执行。3、做好对改进情况的监督和检查。对在监督检查中发现的问题，应当立即向行领导进行汇报，按他们的决定通知存在问题的部门予以纠正，并对问题的纠正和解决跟踪检查和督促。对于问题严重的，还应当提出处理意见，配合有关部门进行处理，以确保督查的实效。

　　（四）总结指导职能

总结指导职能是基于农发行办公室上述三个职能而行使的。从农发行基层行办公室行使该项职能的现实性来看，由于农发行办公室承担着参谋辅助、管理协调和监督检查等三项重要职能，使其具有了更多的接触业务工作的时间和条件，可以及时掌握业务工作重点及难点问题，为基层行进行调研提供了依据和方向，从而推动调研工作的深入开展，促进农发行业务建设。具体来讲，农发行办公室应当针对农发行上级行会议的决定及指导工作的经验及时进行总结，针对在监督管理中发现的问题及时进行调查，针对农发行研究中的重点、亮点、难点及及工作中存在的突出问题及时进行专题调研，通过深入细致地调查研究，结合工作实际，提出具有较高指导价值的意见和建议，从而指导农发行基层工作实践，使各项工作更加方向明确、科学规范。  




作者单位：中国农业发展银行武汉市江夏区支行